Ley 1581 de 2012 · Habeas data

Política de tratamiento de datos personales

Versión 1 · Vigente desde el 01 Noviembre 2026

En pocas palabras

Pedimos solo los datos necesarios para inscribir, entrenar, cobrar y avisar a las familias.
Los datos de menores de edad se tratan siempre con autorización de su acudiente y pensando en su bienestar.
No vendemos ni regalamos tus datos. No usamos publicidad ni rastreadores en este sitio.
El número de documento y los archivos que entregas se guardan cifrados.
Puedes consultar, corregir o pedir que borremos tus datos escribiendo a dragonesvolleyclub@gmail.com ó a la línea de whatsapp +57 3145939557.

01Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Nombre: Daniel Eduardo Mejía en nombre del Club Deportivo Dragones
Domicilio: Chinchiná, Caldas
Correo: dragonesvolleyclub@gmail.com
Teléfono / WhatsApp: +57 3145939557
Atiende las solicitudes: Daniel Eduardo Mejía - Entrenador Principal de Dragones

02Qué datos recogemos

De quién	Datos
Deportistas	Nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, rama (femenina o masculina), teléfono, correo, dirección, EPS (opcional) y los documentos que se entregan al inscribirse (por ejemplo, copia del documento de identidad).
Acudientes	Nombres y apellidos, tipo y número de documento, teléfono, correo y parentesco con el deportista.
Actividad en el club	Inscripción y sus pagos, asistencia a entrenamientos, avisos de inasistencia, multas, talonarios de rifas y sus pagos, y los avisos que el club envía.
Cuentas de la plataforma	Correo, contraseña (guardada de forma irreversible, nadie puede leerla) y registros de seguridad de los accesos, como la fecha y la dirección IP.
Clubes que se inscriben a torneos	Nombre del club y nombre, teléfono y correo del delegado.
Entrenadores	Nombre, cargo, presentación y foto que se publican en este sitio.
Visitantes de este sitio	El sitio no usa cookies, publicidad ni herramientas de analítica. El servicio de alojamiento registra datos técnicos (como la dirección IP) para funcionar y protegerse de ataques.

03Para qué los usamos

Inscribir a los deportistas, identificarlos y mantener al día su ficha.
Organizar los entrenamientos y llevar el registro de asistencia.
Registrar pagos, abonos, multas y rifas, y entregar el estado de cuenta (paz y salvo).
Avisar a las familias sobre entrenamientos, pagos, vencimientos e inasistencias por correo, en la plataforma o por WhatsApp.
Contactar al acudiente en caso de una emergencia durante una actividad del club.
Organizar torneos y comunicarnos con los clubes inscritos.
Mostrar en este sitio las actividades del club (ver Fotos y videos).
Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
Proteger la plataforma: controlar accesos, prevenir fraudes y mantener un registro de auditoría.

No usamos los datos para fines distintos sin pedir una nueva autorización. Tampoco los vendemos, alquilamos ni los usamos para publicidad.

04Datos de niños, niñas y adolescentes

La mayoría de nuestros deportistas son menores de edad. Por eso, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012:

Solo tratamos sus datos con la autorización de su padre, madre o representante legal (acudiente), después de escuchar la opinión del menor según su madurez.
Siempre respetamos su interés superior y sus derechos fundamentales.
Los menores no tienen cuenta propia: la plataforma la usa el acudiente, que solo ve la información de sus hijos.
Nunca publicamos datos de contacto ni de identificación de un menor.

05Datos sensibles

Algunos datos son sensibles, como la EPS o el motivo de salud de una inasistencia. Entregarlos es opcional: puedes avisar que el deportista no asistirá sin explicar el motivo. Si decides darlos, solo los usamos para cuidar al deportista y para gestionar su asistencia, y no quedan en los registros de auditoría.

06Fotos y videos

Publicamos en este sitio fotos y videos de entrenamientos, torneos y eventos del club. Solo subimos fotos donde aparecen menores cuando sus acudientes lo autorizaron. Antes de publicar una foto, el sistema le quita los datos ocultos del archivo (como la ubicación donde se tomó). Los videos se muestran como enlace a YouTube.

Si apareces tú o tu hijo en una foto y quieres que la quitemos, escríbenos y la retiramos sin necesidad de explicar el motivo.

07Con quién los compartimos

Solo pueden ver los datos las personas del club que los necesitan, según su rol (por ejemplo, un entrenador asistente no ve el número de documento completo). Para funcionar, usamos estos proveedores, que actúan como encargados y solo pueden usar los datos para prestarnos el servicio:

Alojamiento de la plataforma: OVHcloud (empresa francesa); servidor en Canadá.
Alojamiento de este sitio: Netlify (Estados Unidos).
Correo electrónico: Google (Gmail), para enviar los avisos automáticos.
WhatsApp (Meta), cuando el club te escribe desde su número.

Algunos de estos servidores están fuera de Colombia, en países que según la Superintendencia de Industria y Comercio ofrecen un nivel adecuado de protección, o con proveedores que se obligan a proteger los datos con un nivel equivalente. Al autorizar el tratamiento, aceptas esta transmisión.

Solo entregamos datos a una autoridad cuando lo exige la ley o una orden judicial.

08Cómo los protegemos

Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
El número de documento y los archivos que se entregan se guardan cifrados; en pantalla solo se ven los últimos cuatro dígitos del documento.
Las contraseñas se guardan de forma irreversible y las cuentas se bloquean tras varios intentos fallidos.
Cada persona del club tiene permisos según su rol, y el servidor los verifica en cada acción.
Las acciones importantes (pagos, anulaciones, cambios de estado) quedan en un registro de auditoría que no se puede modificar.
Hacemos copias de seguridad cifradas.

09Cuánto tiempo los guardamos

Guardamos los datos mientras la persona tenga relación con el club y, después, solo el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias (por ejemplo, el soporte de los pagos). Cuando un deportista se retira, el acudiente puede pedir que borremos su información; la borraremos salvo aquella que la ley nos obligue a conservar.

10Tus derechos

Como titular (o como acudiente de un menor) tienes derecho a:

Conocer, actualizar y corregir tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste.
Saber cómo hemos usado tus datos.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu solicitud ante el club.

11Cómo ejercerlos

Escribe a dragonesvolleyclub@gmail.com indicando tu nombre, tu documento, el nombre del deportista (si eres acudiente), lo que solicitas y un dato de contacto para responderte.

Consultas (conocer tus datos)

Respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.

Reclamos (corregir, actualizar, borrar o revocar)

Respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que la envíes, entendemos que desististe.

Mientras resolvemos un reclamo, marcamos los datos como «en reclamo».

12Autorización

Pedimos la autorización al inscribir al deportista. El club registra en la plataforma quién autorizó, en qué fecha y si permite publicar fotos donde aparezca el deportista. Este es el texto que firma el acudiente (o el deportista, si es mayor de edad):

Yo, , identificado(a) con documento No. , en calidad de (acudiente o deportista mayor de edad), autorizo al Club Deportivo Dragones a tratar mis datos personales y los del deportista para las finalidades descritas en su Política de tratamiento de datos personales, que conozco. Entiendo que entregar datos sensibles es opcional y que puedo consultar, corregir o pedir que se borren mis datos en cualquier momento.

Publicación de fotos y videos del deportista en el sitio del club: ☐ Sí autorizo ☐ No autorizo

Firma: Fecha:

También puede darse por un medio que deje constancia (por ejemplo, un mensaje de WhatsApp o un correo del acudiente aceptando esta política).

13Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Si la cambiamos de forma importante, lo avisaremos a las familias antes de aplicar los cambios y publicaremos aquí la nueva versión. Las bases de datos estarán vigentes mientras el club desarrolle su actividad.

Marco legal: Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que las modifiquen.